Heemkundekring “De Kleine Meijerij” gevestigd te Oisterwijk

Algemene bepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

1. lid: een lid of erelid conform art.4 van de statuten;

2. begunstiger: iemand die de vereniging financieel of anderszins steunt maar niet verplicht lid is;

3. kernen: de kernen bedoeld in art. 1 lid 1 sub a van de statuten die deel uitmaken van het werkgebied van De Kleine Meijerij;

4. bestuur: het bestuur zoals bepaald in artikel 10 van de statuten en gekozen door de algemene ledenvergadering.

5. dagelijks bestuur: het bestuur bestaande uit voorzitter, secretaris en penningmeester;

Lidmaatschap

Artikel 1

1. Door het aanvaarden van het lidmaatschap van de vereniging wordt men geacht zich te onderwerpen aan de bepalingen vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.

2. Alle leden boven de 18 jaar zijn verkiesbaar voor de bestuursfunctie, mits zij tenminste 1 jaar als lid zijn ingeschreven.

3. Een lid kan ten allen tijde een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement opvragen bij het secretariaat.

4. Royement van het lidmaatschap geschiedt wegens wanbetaling en ontstaat indien een lid na daartoe tenminste 2 keer schriftelijk te zijn aangemaand, zijn contributie van het lopende verenigingsjaar op 1 november niet of niet ten volle heeft voldaan. Reeds voor het royement verschuldigde gelden zijn terstond invorderbaar.

5. Opzeggen van het lidmaatschap moet voor 1 december voorafgaande aan het eerstvolgende verenigingsjaar schriftelijk geschieden bij de secretaris. Na die tijd is de contributie over het volgende jaar verschuldigd. Ieder die zich aanmeldt als lid voor 1 juli van het lopende verenigingsjaar is de volle, ieder die zich aanmeldt als lid na 1 juli, is de halve contributie verschuldigd.

Geldmiddelen

Artikel 2

1. Het minimumbedrag der jaarlijkse contributie en begunstigersbijdrage wordt door de ledenvergadering vastgesteld.

2. De jaarlijkse bijdrage moet voor 1 april van het lopende verenigingsjaar worden voldaan.

3. Betaling kan geschieden door storting of overschrijving of een verstrekte inningsmachtiging op de rekening van de vereniging of contant aan de penningmeester.

4. Ieder jaar worden de boeken van de penningmeester door een kascommissie nagezien. Deze commissie brengt daarover verslag uit aan de ledenvergadering op de Jaarvergadering. De kascommissie bestaat uit tenminste 2 leden en een plaatsvervangend lid. De leden en het plaatsvervangend lid worden ieder benoemd door de ledenvergadering voor een periode van ten hoogste 2 jaar. Ieder jaar treedt minimaal één van de zittende leden van de kascommissie af.

5. Voor de jaarvergadering maakt de penningmeester een ontwerp-begroting die ter goedkeuring aan de ledenvergadering wordt voorgelegd.

6. Bestuursleden en commissieleden als bedoeld in artikel 4 kunnen hun onkosten die zij ten behoeve van de vereniging voor het normaal uitoefenen van hun functie hebben gemaakt, declareren onder overlegging van een kasbewijs.

Bestuur

Artikel 3

1. De bevoegdheden en verplichtingen van ieder der leden van het bestuur worden met inachtneming van de bepalingen van de statuten en van dit reglement door het bestuur vastgesteld. 2. Handelingen welke de vereniging verplichtingen opleggen worden door geen der bestuursleden verricht dan na daartoe gemachtigd te zijn door het bestuur.

Artikel 4

1. Het bestuur kan zich bij de uitoefening van zijn taak doen bijstaan door een of meer werkgroepen en/of personen, of bepaalde zaken delegeren, de verantwoordelijkheid blijft echter steeds aan het bestuur.

2. De taak, werkwijze en verdere inrichting van een werkgroep worden zonodig bij een afzonderlijk door het bestuur vast te stellen reglement geregeld.

3. Werkgroepen brengen ieder jaar verslag uit op de jaarvergadering en/of na afloop van hun taak.

4. Het bestuur stelt een redactiestatuut samen voor publicaties van de vereniging.

Artikel 5

1. Bestuursleden worden gekozen door de ledenvergadering voor een periode van 3 jaar uit de door het bestuur en de leden voorgestelde kandidaten. Indien door de leden geen kandidaten zijn gesteld, geschiedt de verkiezing alleen uit de door het bestuur voorgedragen kandidaten.

2. Ieder jaar treedt gemiddeld 1/3 van het bestuur af volgens een door het bestuur op te stellen rooster. De bestuursleden zijn terstond herkiesbaar.

3. De voorzitter en de secretaris treden niet in hetzelfde jaar af.

4. Zoveel mogelijk worden de kernen uit het werkgebied van de vereniging door één bestuurslid vertegenwoordigd.

5. Indien gewenst kan ten behoeve van de vertegenwoordiging van de kern in het bestuur waaruit één van de dagelijks bestuursleden afkomstig is een tweede vertegenwoordiger worden benoemd ter ontlasting van de taak van het desbetreffende lid van het dagelijks bestuur en ter behartiging van de lokale belangen van de kern waaruit dat dagelijks bestuurlid afkomstig is.

6. Het bestuur kan derhalve maximaal uit 12 personen bestaan.

7. Indien in de periode tussen twee ledenvergaderingen een vacature optreedt is het bestuur bevoegd om na een daartoe strekkend besluit een kandidaat-bestuurslid ter oriëntatie als toehoorder aan de bestuursvergaderingen te laten deelnemen tot uiterlijk de datum van de eerste daarop volgende ledenvergadering.

8. Over een eventuele voordracht van dit kandidaat-bestuurslid wordt in afwezigheid van de kandidaat door het bestuur besloten in de bestuursvergadering voorafgaand aan die waarin de agenda voor de eerstvolgende ledenvergadering wordt vastgesteld, maar niet nadat de voorzitter in een nader gesprek met betrokkene diens bereidheid heeft gepeild om aan de ledenvergadering voorgedragen te worden als bestuurslid.

9. Na een positief bestuursbesluit dient het kandidaat-bestuurslid aan te geven of hij zijn voordracht aanvaardt. Hij heeft het recht af te zien van acceptatie van de voordracht . Hij kan geen bezwaar aantekenen tegen het besluit van het bestuur om betrokkene niet voor te dragen.

10. Het toehoorderschap eindigt wanneer het bestuur besluit betrokkene niet voor te dragen dan wel wanneer betrokken de voordracht weigert of zichzelf om andere redenen terugtrekt.

11. Het kandidaat-bestuurslid/toehoorder heeft geen rechten die toekomen aan gekozen bestuursleden. Tevens is hij gehouden tot prudente en verantwoordelijke omgang met alles wat hem in zijn hoedanigheid als kandidaat-bestuurslid/toehoorder ter kennis komt.

Artikel 6

1.   De leden van het bestuur worden benoemd in de jaarlijkse algemene ledenvergadering.

2.   Bij elke benoeming doet het zittende bestuur een voordracht, die bij de oproeping tot de vergadering wordt meegezonden.

3.   De leden zijn bevoegd tegenkandidaten te stellen, doch slechts bij brief, getekend door tenminste vijf leden. 

Deze brief dient tenminste een week vóór de dag waarop de vergadering wordt gehouden, door het bestuur te zijn ontvangen, en dient vergezeld te zijn van een schriftelijke verklaring van de tegenkandidaat, dat hij/zij een eventuele benoeming zal aanvaarden.

4 .  Het algemeen bestuur bestaat uit een afvaardiging van de tot de kring behorende kernen, te weten Berkel-Enschot, Biezenmortel, Esch, Haaren, Helvoirt, Heukelom, Moergestel, Oisterwijk en Udenhout.

5.   Bij bestuursvacatures dient derhalve de aanvulling te komen uit het werkgebied van één van bovengenoemde kernen. 

6.   Het kernbestuur, in casu het dagelijks bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris en penningmeester.

7.   De voorzitter wordt in functie benoemd door de algemene ledenvergadering.

8.   Als zich een vacature voordoet, dan wordt dit bespreekbaar gemaakt in het zittende bestuur voor  wat betreft werving van kandidaten.

9.   De voorzitter gaat met gegadigde in gesprek en nodigt hem/haar uit voor het bijwonen van een bestuursvergadering onder de mededeling, dat het aan beide partijen wordt c.q. is voorbehouden om tot definitieve voordracht tot toelating te besluiten.

10. Alvorens een voordracht te doen uitgaan aan de algemene ledenvergadering, gaat het zittende bestuur over tot een besloten zitting, waarin het besluit wordt genomen tot een al of niet definitieve voordracht tot toelating.

11. Bij een positief besluit van het zittende bestuur vraagt de voorzitter aan het kandidaat-bestuurslid of hij/zij een voordracht tot benoeming door de algemene ledenvergadering aanvaardt.

12. Bij het doen uitgaan van de agenda voor de algemene ledenvergadering wordt het kandidaat-bestuurslid met naam en vermelding vanuit welke kern geïntroduceerd.    

13. Het mandaat van de afgetreden bestuursleden gaat direct na de vergadering waarin zij zijn afgetreden over aan de nieuw benoemde bestuursleden. De afgetreden bestuursleden dragen de onder hen berustende papieren en andere eigendommen van de vereniging binnen een week over aan het bestuur.

Artikel 7

1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen tezamen het dagelijks bestuur.

2. De voorzitter heeft de leiding van de vergaderingen en een algemeen coördinerende en activerende taak.

3. De secretaris zorgt voor de correspondentie, het notuleren van de bestuurs- en ledenvergaderingen, het schriftelijk vastleggen van de rechten en verplichtingen van de vereniging en het bijhouden van het ledenregister en het archief.

4. De penningmeester int de aan de vereniging toekomende bedragen en betaalt de namens de vereniging verschuldigde bedragen. Hij beheert de gelden van de vereniging. Regelmatig, doch tenminste 1 keer per kwartaal houdt hij het bestuur op de hoogte van de financiële situatie.

Artikel 8

1. Desgewenst kan een vice-voorzitter, een tweede secretaris en/of een tweede penningmeester uit en door het bestuur worden aangesteld.

2. De bestuurstaken worden door het bestuur onderling verdeeld of gedelegeerd met handhaving van de hoofdlijnen in artikel 7.

Artikel 9

1. Het initiatief tot het houden van bijeenkomsten, studieavonden, lezingen, excursies, tentoonstellingen en alle andere activiteiten berust bij het bestuur. Voorstellen dienaangaande kunnen echter ook door de leden worden gericht aan het bestuur dat daartoe geheel open dient te staan en de gedane voorstellen serieus dient te overwegen.

2. Het bestuur kan deze taak delegeren.

Vergaderingen

Artikel 10

1. Binnen 6 maanden na het einde van ieder verenigingsjaar zal een jaarvergadering worden gehouden. In deze vergadering zal in ieder geval:

• a. door het bestuur verslag worden uitgebracht over haar werkzaamheden, over de geldmiddelen van de vereniging en over de activiteiten van het afgelopen jaar
• b. door de onderscheiden werkgroepen verslag worden gedaan van hun activiteiten
• c. de verkiezing van de bestuursleden en de benoeming van de leden van de kascommissie plaatsvinden
• d. de kascommissie verslag uitbrengen over het door haar ingestelde onderzoek van de staat van baten en lasten (jaarrekening) en de balans van het afgelopen boekjaar
• e. de balans en de staat van baten en lasten over het afgelopen jaar worden vastgesteld en goedgekeurd. Deze goedkeuring strekt tot décharge van de penningmeester door het bestuur en tot décharge van het bestuur door de ledenvergadering
• f. de door de penningmeester ingediende begroting voor het lopende verenigingsjaar worden vastgesteld
• g. de goedkeuring der algemene ledenvergadering gevraagd worden voor alle zaken waarvoor deze vereist is.

Artikel 11

1. Het bestuur is te allen tijde bevoegd en is verplicht op schriftelijk behoorlijk gemotiveerd verzoek van tenminste 1/10e gedeelte der stemgerechtigde leden en ereleden, binnen 4 weken nadat zodanig verzoek de secretaris heeft bereikt, een buitengewone ledenvergadering bijeen te roepen. Blijft het bestuur binnen 14 dagen in gebreke aan het verzoek te voldoen, dan zijn de verzoekers bevoegd, zelf een vergadering te beleggen. In dat geval is het bestuur verplicht de verzoekers de beschikking te geven over het ledenregister.

Artikel 12

1. Tot het bijwonen van een jaarvergadering worden alle ereleden en leden tenminste 14 dagen van tevoren schriftelijk uitgenodigd met de mededeling van plaats, tijd en uur der vergadering alsmede van de te behandelen onderwerpen.

2. In spoedeisende gevallen, dit ter beoordeling van het bestuur, kan de hiervoor bepaalde termijn tot 2 dagen worden teruggebracht.

Artikel 13

1. Op de jaarvergadering kunnen niet op de agenda vermelde onderwerpen op voorstel van het bestuur mede in behandeling worden genomen en beslist indien tenminste 2/3 der aanwezige stemgerechtigde leden zich daarvoor verklaren.

Artikel 14

1. Over alle voorstellen betreffende zaken wordt beslist met meerderheid van stemmen, voorzover de statuten of dit reglement niet anders bepalen. Bij staking der stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

2. Bij stemming over personen zijn zij gekozen die de volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen op zich hebben verenigd. Indien niet het benodigde aantal kandidaten de volstrekte meerderheid heeft verkregen wordt een tweede stemming gehouden tussen dat aantal personen dat het dubbele is van het aantal te vervullen functies en die het grootste aantal der geldig uitgebrachte stemmen op zich hebben verenigd en zijn zij gekozen die bij de tweede stemming het grootste aantal der geldig uitgebrachte stemmen krijgen. Staken de stemmen bij de tweede stemming, dan beslist het lot.

3. Stemming over zaken geschiedt mondeling; over personen op verzoek schriftelijk bij gesloten briefjes.

Artikel 15

1. Waar in de statuten en dit reglement wordt gesproken over geldig uitgebrachte stemmen wordt hieronder verstaan: stemmen van aanwezige ereleden en leden. Als zodanig komen niet in aanmerking blanco stemmen en ongeldige stemmen bijv. met de naam van het stemmende lid of ondertekende stemmen.

2. Voor de stemopneming wordt door het bestuur een stemcommissie benoemd bestaande uit 2 leden die na telling en beoordeling verslag doet van de uitgebrachte stemmen.

Wijziging van het Huishoudelijk Reglement

Artikel 16

1. Tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement kan worden besloten op voorstel van het bestuur en op een ledenvergadering die met een meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen beslist.

2. Door middel van een schriftelijke oproep voor deze vergadering worden de leden tenminste 14 dagen tevoren uitgenodigd voor deze vergadering.

3. Tegenvoorstellen van de leden moeten minstens 5 dagen voor de vergadering in het bezit van de secretaris zijn, die de plicht heeft te zorgen dat deze voorstellen 24 uur voor de aanvang van de vergadering in het bezit der leden zijn.

4. Tot wijziging van dit reglement kan ook worden besloten op voorstel van 10 stemgerechtigde leden samen die deze voorstellen indienen bij de secretaris. Deze heeft de plicht een ledenvergadering uit te schrijven ter behandeling van deze voorstellen met inachtneming van de in de punten 1 t/m 3 bepaalde in dit artikel.

Slotbepalingen

1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur met verantwoording aan de ledenvergadering.

Aldus vastgesteld op de algemene ledenvergadering gehouden te Oisterwijk op 9 maart 2015

de voorzitter,                         de secretaris,

      A.A.M. Smits                      H.G.N.M. van Helvert